أهم 10 فوائد لتطبيق نظام إدارة حضور و انصراف الموظفين

هناك دائمًا اتجاه عام للشركات للنظر إلى الخارج بدلاً من الداخل في السعي لزيادة الإيرادات والقدرة على البقاء. هذا هو السبب في أن الشركات تتطلع باستمرار إلى التكيف مع التكنولوجيا والاتجاهات الحديثة. مرة أخرى ، تواجه الشركات أيضًا بعض التحديات أثناء إدارة الأعمال ، مثل إدارة أصحاب العمل ، وتتبع حضورهم ووقتهم ، والحفاظ على معلومات دقيقة حول ساعات العمل ، والمناوبات ، والإجازات ، وما إلى ذلك. وقد أدت هذه أيضًا إلى الحاجة إلى استخدام التكنولوجيا الحديثة و أدوات.

أحد أكبر التحديات التي تواجهها الشركات هو إدارة الحضور والوقت لموظفيها. الموظفون هم القوة العاملة وأكبر أصول الشركة ، لذلك تحتاج الشركة إلى تتبع قدرتها ومسؤوليتها دون أي خطأ. هذا هو السبب في أن الشركات تعمل الآن على أتمتة مجالاتها المختلفة لجعل إجراءات العمل والحياة اليومية أمرًا سهلًا. لذلك ، إذا كنت صاحب عمل ، فتأكد من أتمتة قسم الموارد البشرية الخاص بك عن طريق تطبيق برامج الموارد البشرية ، بما في ذلك نظام إدارة حضور قوي.

لمحة موجزة عن برامج إدارة الحضور:

تتطور ديناميكيات القوى العاملة باستمرار اليوم ، مما يجبر المؤسسات على التكيف مع هذه التغييرات السريعة. لذلك ، إذا كان لديك موظفون يتقاضون رواتب ، يمكن أن يسمح لك نظام إدارة الحضور بمعرفة عدد المرات التي يعمل فيها موظفوك ، حتى عندما يعملون عن بُعد. بالإضافة إلى ذلك ، سيُعلمك ما إذا كان موظفوك ملتزمون بالمواعيد أم لا وسيتيح لك تتبع عدد أيام الإجازة التي يستخدمها الموظفون. هذه حقا حاسمة لعملك. وبالتالي ، يمكن أن تكون برامج إدارة الحضور وسيلة ممتازة لتتبع حضور موظفيك والالتزام بالمواعيد ، وفي نفس الوقت تقليل الخسارة في الإنتاجية.

لذلك ، افترض أنك لم تتحول بعد إلى دمج برامج إدارة الحضور. في هذه الحالة ، قد تواجه العديد من المشكلات مثل الاحتفاظ بسجلات الحضور الفعلي ، وأوراق Excel ، والقياسات الحيوية ، ومشكلات الحضور في الموقع التي تكون عرضة للأخطاء وعفا عليها الزمن.

ومع ذلك ، هناك أنواع مختلفة من حلول إدارة الحضور المتاحة ، ويختلف كل منها قليلاً عن التالي. لكن كل واحد منهم قادر بما يكفي لتعزيز إنتاجية المنظمة. ولكن ما عليك القيام به هو اختيار أفضل حل يناسب احتياجات ومتطلبات عملك. الأنواع المختلفة من برامج إدارة الحضور هي:

برنامج الحضور البيومتري: يحظى نظام الحضور البيومتري بشعبية كبيرة اليوم لأسباب عديدة وجيهة. والأهم من ذلك أنه يمنع أي شخص من اللكمات الناتجة عن الأصدقاء ، وبالتالي يحفظ المنظمة من تسرب الوقت.
برمجيات تتبع أوقات الراحة: تشعر العديد من المؤسسات الآن بالحاجة إلى تتبع مدة فترات الراحة التي يستغرقها موظفوها. يسمح هذا النوع من البرامج للموظفين بالضرب واللكم عدة مرات في اليوم.

برنامج إدارة الحضور عبر الإنترنت: هو نظام لتتبع الوقت يمكنه إجراء عمليات تسجيل الدخول وتسجيل الخروج من أي مكان تقريبًا به اتصال بالإنترنت.

أهم 10 فوائد لتطبيق نظام إدارة الحضور:

1. الدقة: على عكس الطريقة اليدوية التقليدية لتسجيل جداول عمل الموظفين ، والتي أدت إلى العديد من المشكلات والأخطاء ، فقد أدى نظام إدارة الحضور الآلي إلى التخلص من مثل هذه المشكلات. نعم ، إنها شائعة ، خاصة بين أصحاب الأعمال وأقسام الموارد البشرية ، ويرجع ذلك أساسًا إلى دقتها وموثوقيتها عندما يتعلق الأمر بتتبع الوقت والحضور. يسمح لفريق الموارد البشرية بجمع البيانات وتسجيل الدخول إليها في الوقت الفعلي ، وبالتالي لا توجد فرص لتدخل موظفيك في النظام. وبالتالي ، يضمن برنامج إدارة الحضور الآلي تسجيلات زمنية دقيقة عن طريق تقليل الأخطاء الحتمية إلى الحد الأدنى من خلال إدخال البيانات يدويًا.

2. مراقبة التكاليف

يمكن لبرنامج إدارة الحضور التحكم في التكاليف. كيف؟ إنه يوفر مبلغًا هائلاً من المال عن طريق وضع حد للتقارير غير الدقيقة للوقت ، واللكمات ، والتغيب ، والتأخير ، وإساءة استخدام الوقت ، والدفع الزائد. أظهرت دراسة حديثة أنه من خلال أتمتة عملية الموارد البشرية باستخدام برامج إدارة الحضور الحديثة ، يمكن للمؤسسة توفير 1600 دولار لكل موظف. نعم هذا صحيح!

3. الكفاءة

يمكن أن يكون تتبع حضور موظفيك والتحكم فيه يدويًا مستهلكًا للوقت وصعبًا ومكلفًا لأنه يتطلب المزيد من الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يتضمن معالجة الأوراق وبطاقات الوقت ، وإنشاء جداول ، وتفويض الإجازات والعمل الإضافي ، وإنشاء كشوف المرتبات ، والعديد من العمليات الأخرى التي تستغرق الكثير من الوقت. لذلك ، إذا قمت بأتمتة جميع هذه العمليات ، فسيوفر ذلك وقتًا ممتعًا. سيسمح أيضًا لفريق الموارد البشرية لديك بالتركيز بشكل أكبر على المهام الإستراتيجية بدلاً من إضاعة الوقت في العمل اليومي. إنها تعني ببساطة أنها تساعد في توفير الوقت والجهد ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والإيرادات. ولكن تأكد من تعيين مطورين مخصصين يمكنهم مساعدتك في تنفيذ أفضل نظام لإدارة الحضور لشركتك.

4. المرونة:
في سيناريو COVID-19 هذا ، يعمل الموظفون الآن من المكتب ومن المنزل وفي مناطق مختلفة. لذلك ، تحتاج المؤسسات إلى استخدام مجموعة من حلول تسجيل الوقت مثل الهواتف المحمولة وشبكات الإنترنت وتقنيات الضرب ومحطات القياسات الحيوية وأجهزة قراءة سطح المكتب وما إلى ذلك. سيسمح برنامج إدارة الحضور للمؤسسات بإنشاء عالم متصل جيدًا وتوفير المرونة للموظفين بغض النظر عن المكان هم موجودون.

5. التكوين:
يمكن أن تتفاعل بعض حلول إدارة الحضور في السوق مع أي جهاز حضور تابع لجهة خارجية ، مثل التمرير السريع والقياسات الحيوية ، وفي الوقت نفسه ، يمكن جمع الحضور المستند إلى نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول. لذلك ، إذا احتاج عملك إلى مثل هذا الحل الذي يمكنه تتبع الوقت ومراقبة الحضور ، فيمكنك تطوير لوائح إدارة الحضور الشخصية وفقًا لاحتياجات وسياسات عملك. سيسمح لك بتهيئة كل نوبة حضور مع خيارات لإنشاء دورات الحضور ، ولوائح تسجيل الدخول / تسجيل الخروج ، وخصومات الإجازات ، والعطلات الاختيارية.

6. تتبع الوقت الحقيقي:
يمكن لأحدث إدارة الحضور المستندة إلى مجموعة النظراء تتبع الحضور في الوقت الفعلي وأتمتة مدخلات كشوف المرتبات. وبالتالي فهي تقدم خطط دفع بديلة وتضمن أن جميع البيانات متاحة في الوقت الفعلي. يسمح لمديري الموارد البشرية باستخدام التقارير "المخططة مقابل الفعلية" لإجراء تعديلات في الوقت الفعلي على جداول العمل وأنشطة الموظفين المباشرة.

7. الأمن:
تم تصميم معظم حلول إدارة الحضور الحديثة ببنية عالية الأمان. على سبيل المثال ، تعتبر حلول المقاييس الحيوية أكثر الأنظمة موثوقية وأمانًا لمنع سرقة الوقت ، وتثقيب الأصدقاء ، وأرقام التعريف الشخصية المنسية ، وبطاقات الهوية المسروقة ، وغيرها من المشكلات. لذلك ، إذا أعطيت الأولوية للأمان في مؤسستك أو شركتك ، فيجب عليك البحث عن أفضل حل لإدارة الحضور.

8. رؤى
إذا كنت بحاجة ماسة إلى الحصول على لقطة سريعة لجميع حالات غياب الموظفين أو غياب مجموعة معينة ، سواء أكان مخططًا أم غير مخطط له ، يمكن أن تساعدك إدارة الحضور في إنشاء تقارير دقيقة ببضع نقرات فقط. سوف تحصل على نظرة ثاقبة مفصلة لساعات العمل ، والتغيب ، والعمل الإضافي ، وتقرير ملخص شهري. سيمكن المدراء من فحص القواعد بشكل استباقي وتعديلها بشأن الإجازة والأداء والتعويض والمزيد من خلال مركز بيانات حضور واحد وموثوق.

9. إدارة سير العمل
بمساعدة حل إدارة الحضور المتكامل ، يمكنك تبسيط مهام الموارد البشرية المختلفة مثل كشوف المرتبات والإجازات وعمليات تقييم الأداء وتحسين رؤية البيانات. يرسل تلقائيًا الإخطارات والتنبيهات إلى المديرين للموافقة على المغادرة المبكرة والعمل الإضافي والإجازات والعديد من الطلبات الأخرى. هذا يعني ببساطة أن الموظفين الآن لا يحتاجون إلى التواصل جسديًا مع أي شخص. علاوة على ذلك ، يمكن أن تساعد إدارة الحضور الآلية أيضًا في إدارة التقويمات ، وتعيين المهام ، وتتبع المقايضات السريعة في أقل وقت ممكن ببضع نقرات.

10. الإمكانية
تشير الدراسات إلى أن 66٪ فقط من الموظفين الذين يبلغون عن وقتهم يدويًا في جداول الدوام دقيقون. نعم ، العمليات اليدوية غير موثوقة. غالبًا ما يؤدي إلى عبء مالي كبير على الشركات. ذلك لأن بعض العمال يتقاضون أجورًا أكثر من الجهد الذي بذلوه. ولكن مع تكنولوجيا الأتمتة ، لا يوجد مثل هذا الاحتمال. إنه حل يربح فيه كل من الموظفين والشركة ، حيث يظل الطرفان راضين. لذلك ، بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع عدد كبير أو محدود من الموظفين ، فإن حل إدارة الحضور الآلي سيعزز معدلات الدقة. علاوة على ذلك ، يمكن أن يوفر أيضًا معلومات مفيدة لمساعدتك في اتخاذ قرارات عمل جيدة وتحسين كفاءة العمل بشكل عام.

استنتاج:
لا يمكن أن يكون البشر دائمًا خاليين من الأخطاء. مرة أخرى ، كفاءتهم العملية أيضًا لا تظل كما هي. لكن يمكن للآلة أن تفعل ذلك. لذلك ، عندما يتعلق الأمر بحساب وإدارة حضور الموظفين ووقت العمل والإجازة ، تأكد من استخدام برنامج semicolonLtd
  من شركة تطوير مواقع ويب مرموقة لتنفيذ برنامج إدارة الحضور. سيسمح لفريق الموارد البشرية الخاص بك بحساب أيام وساعات عمل الموظفين بدقة.